Eine Studie von Superhuman zeigt, dass 22 % der Remote-Mitarbeiter ihren Job aufgeben möchten, nur weil sie zu viele E-Mails erhalten. Aber in Wirklichkeit sind E-Mails ein Werkzeug, um die Kommunikation am Arbeitsplatz zu verbessern, und kein mühsames Ärgernis. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihre E-Mails im Griff zu behalten, probieren Sie inbox zero method aus. Es geht nicht nur darum, Ihre E-Mails auf ein Minimum zu beschränken – es geht darum, den Zeit- und mentalen Aufwand zu reduzieren, der für Ihren E-Mail-Posteingang aufgewendet wird, damit Sie wieder an die Arbeit gehen können.
Was ist der inbox zero method?
Inbox Zero Method ist eine E-Mail-Verwaltungsstrategie, die darauf abzielt, Ihren E-Mail-Posteingang ständig frei von neuen, ungeöffneten Nachrichten zu halten. Das inbox zero method wurde vom Produktivitätsexperten Merlin Mann erfunden und hat mehr damit zu tun, wie viel E-Mail den mentalen Raum eines Mitarbeiters einnimmt, als mit der tatsächlichen Anzahl der E-Mails in Ihrem Posteingang.
Mann gibt an, dass Ihr E-Mail-Posteingang keine „To-do“-Liste ist und keine ständige dunkle Wolke über Ihnen hängen sollte. Ihr Leben ist voller Posteingänge, egal ob es sich um E-Mails, Textnachrichten, Social-Media-Nachrichten oder irgendetwas anderes handelt. Diese Interaktionsmethoden sind nur ein Mittel zum Zweck: Ihre Arbeit zu erledigen.
“Frag dich selbst. Wenn ich zu so vielen Zeiten und an so vielen Orten Zeit und Aufmerksamkeit mit so vielen verschiedenen Posteingängen verbringe, ist es dann ein Wunder, dass ich sehr gestresst bin?“ Mann sagte gegenüber Wired UK.
Wie mache ich das inbox zero method?
Das inbox zero method beinhaltet, dass Sie zwei- bis dreimal am Tag planen, Ihre E-Mails zu lesen. Eine aktuelle Studie der University of British Columbia besagt, dass dreimal täglich das Abrufen von E-Mails tatsächlich optimal ist, da es den Stress genauso effektiv abbaut wie eine tägliche Meditation. An jede einzelne neue E-Mail, die Sie erhalten, sollte eine Aktion angehängt sein, sodass Sie am Ende jeder Sitzung keine neuen E-Mails mehr durchsuchen müssen.
Was die Aktionen betrifft, haben Sie vier Möglichkeiten, auf jede E-Mail zu antworten: Löschen, Delegieren, Zurückstellen oder Ausführen.
1. Löschen
Das Löschen einer E-Mail ist das Einfachste, was Sie tun können – wenn es nicht unbedingt erforderlich ist, entfernen Sie es einfach. Dies gilt nicht nur für Spam- oder Marketing-E-Mails, obwohl diese am einfachsten zu löschen sind. Die Löschung gilt auch für E-Mails, auf die Sie nicht erneut verweisen müssen, für E-Mails, die kein Eingreifen Ihrerseits erfordern, oder sogar für E-Mail-Blasts, die für Sie nicht relevant sind und von anderen Abteilungen stammen.
Sie können die Notwendigkeit, E-Mails zu löschen, verringern, indem Sie Ihre Abonnements für Marketing-E-Mails oder Newsletter, die Sie nicht lesen, aufräumen. Es wäre hilfreich, wenn Sie auch verstehen würden, welche E-Mail-Blasts wichtig sind und welche nicht auf Sie zutreffen. Wenn es Ihren Posteingangsreinigungsprozess vereinfacht, können Sie E-Mails automatisch an Ihren Junk-Mail-Ordner senden, wenn sie von bestimmten Absendern stammen, was Ihren Zeitaufwand für das Löschen verkürzt.
2. Delegieren
Anstatt E-Mails einfach nur zu löschen, können Sie sie anschließend an Ihre Teamkollegen delegieren. Sie müssen kein Manager sein, um zu delegieren, solange Sie dies mit Bedacht tun. Und wenn Sie nicht die Antwort haben, nach der die andere Partei sucht, haben Sie keine Angst vor der Auslagerung. Danach können Sie die E-Mail entweder archivieren oder vollständig löschen.
Wenn Sie jedoch delegieren, achten Sie darauf, wen Sie in den Prozess einbeziehen. Werfen Sie nicht einfach etwas an die nächste Person weiter, nur weil Sie nicht wissen, was Sie mit der E-Mail machen sollen, oder weil Sie keine Lust haben, sich damit zu befassen. Der Posteingang der Person, an die Sie diese Informationen weitergeben, könnte doppelt so überfüllt sein wie Ihrer, und die Eingaben, die Sie von ihnen erwarten, könnten unnötig sein.
„Alle sind überfordert. „Viele Leute stecken Dinge einfach an die nächste Person und setzen CC und BCC oder rufen an und generieren so eine Menge Zeug“, sagte Mann gegenüber Wired UK. Aber selbst wenn Sie Ihren Posteingang sauber halten, überladen Sie den Posteingang einer anderen Person – seien Sie also rücksichtsvoll, bevor Sie eine E-Mail weiterleiten, nur um sie aus Ihren Haaren zu bekommen.
3. Aufschieben
Eine weitere Option im inbox zero method ist das Aufschieben. Möglicherweise können Sie die E-Mail, die Sie erhalten, nicht genau in diesem Moment beantworten, da Sie auf eine Antwort von jemand anderem warten, Ihr Zeitplan im Fluss ist oder Sie über ausstehende Daten verfügen, die noch nicht berechnet wurden. Sie könnten auch eine E-Mail mit einem Anhang erhalten, den Sie später benötigen, oder mit notwendigen Informationen zu einem Projekt oder Kunden. Aber lassen Sie es nicht einfach in Ihrem alten E-Mail-Ordner liegen und verstauben. Sortieren Sie Ihre Nachrichten bewusst in neue Ordner.
Ihre Ordner können auf verschiedene Weise beschriftet werden, um den Antwortvorgang zu organisieren und zu beschleunigen. Eine Möglichkeit besteht darin, sie fristgerecht zu verwalten, sodass Sie genau wissen, wann Sie darauf antworten müssen. Sie können sich auch angewöhnen, E-Mails nach Projekt, Absender oder dem Grund, warum Sie die E-Mail aufgeschoben haben, zu ordnen, etwa „Terminplanung“, „Referenz“ oder „Dateien für ein bevorstehendes Projekt“. Wenn Sie dann eine Antwort verfassen müssen, setzen Sie die mit der E-Mail verbundene Aufgabe auf Ihre To-Do-Liste und kommen Sie später darauf zurück adblock for youtube.
4. Tun Sie es
Schließlich verlangt das inbox zero method, dass Sie E-Mails beantworten, sobald Sie sie erhalten. Um Ihren Posteingang jedoch so effizient wie möglich zu durchsuchen, müssen Sie darauf achten, dass Sie nicht zu viel Zeit mit der Beantwortung jeder einzelnen Anfrage verbringen. Lassen Sie sich nicht von dem entmutigenden Gedanken, jedes Wort in einer E-Mail zu perfektionieren, davon abhalten, sie abzuschicken. Kürze ist die Seele des Witzes, daher müssen Sie nicht bei jeder Antwort ausführlich oder blumig sein – manchmal reicht eine direkte Antwort mit zwei Sätzen aus.
Letztendlich ist inbox zero method eine großartige Möglichkeit, Ihre eingehenden E-Mails zu verwalten und einen reibungslosen Kommunikationsfluss zu gewährleisten. Es ist auch eine großartige Möglichkeit, die Produktivität von Remote-Mitarbeitern zu steigern, die möglicherweise viel mehr E-Mails erhalten als herkömmliche Büroangestellte. Denken Sie daran, dass eine E-Mail ein Kommunikationsmittel und kein eigenständiger Job ist. Auch wenn das Beantworten von E-Mails zu Ihrem Job gehört, ist es sicherlich nicht alles, was Sie tun. Nutzen Sie daher Techniken, die Ihren Posteingang zu einer helfenden Hand und nicht zu einem Ärgernis machen.
